Políticas

El propósito de la Política de la Calidad es asegurar la capacidad de VILSOL LATAM E.I.R.L. para proporcionar un producto o servicio que satisfaga los requisitos de sus clientes y de otras partes interesadas, aumentando su satisfacción a través de la calidad y la mejora continua.

La Política ha sido aprobada por la GERENCIA de VILSOL LATAM E.I.R.L., asumiendo el compromiso de integrarla en la actividad de dirección y gestión cotidiana, y de revisarla anualmente y comunicarla de cara a asegurar su adecuación. Los objetivos en ella establecidos son:

• La correcta comunicación y tratamiento de las incidencias de gestión
• La Gerencia de Ventas es el encargado de mantener esta Política, los procedimientos y de proporcionar apoyo en su implementación
• Cumplir los requerimientos legales, reglamentarios, del cliente y otros que la organización suscriba
• Planificar, implementar, mantener, revisar y mejorar continuamente el procedimiento de calidad para optimizar su funcionamiento
• Implicar a los trabajadores través de la comunicación de la Política y su entendimiento, fomentando la participación, involucración y el sentido de la responsabilidad de cumplir esta Política y sus procedimientos según aplique a su puesto de trabajo.

El propósito de esta Política de la Seguridad de la Información es proteger los activos de información de VILSOL LATAM E.I.R.L.

Los objetivos de la política de seguridad de la información son los siguientes:

• La información está protegida contra pérdidas de disponibilidad, confidencialidad e integridad
• La información está protegida contra accesos no autorizados.
• Se cumplen los requisitos del negocio de seguridad, los requisitos legales o reglamentarios y las obligaciones de seguridad contractuales.
• Las incidencias de seguridad son comunicadas y tratadas apropiadamente.
• El responsable de Seguridad de la Información será el encargado de mantener esta política, los procedimientos y de proporcionar apoyo en su implementación.
• Cada empleado es responsable de cumplir esta Política y sus procedimientos según aplique a su puesto de trabajo.
• Es política de VILSOL LATAM E.I.R.L. implementar, mantener y realizar un seguimiento y una mejora continua en la seguridad de la información.
• Esta política ha sido aprobada por la GERENCIA de VILSOL LATAM E.I.R.L.TECNOLOGÍA y se revisará anualmente.

VILSOL LATAM, compañía líder en Tecnologías de la Información, está organizada en dos grandes segmentos, Soluciones y Servicios, en los que año tras año se ha ido desarrollando un entendimiento profundo del negocio y estableciendo una fuerte relación con los clientes.

Nuestra política ambiental define el compromiso de realización de nuestra actividad dentro de los parámetros de un desarrollo sostenible, manteniendo el control y la gestión de los aspectos ambientales que produce, especialmente de aquellos más significativos. Asimismo, establece un marco común para la definición de los objetivos y la realización de las actividades que contribuyan a la mejora continua del sistema de gestión ambiental.

Para cumplir estos compromisos y alcanzar los objetivos establecidos, VILSOL LATAM ha establecido los siguientes principios fundamentales:

1. Asegurar la protección del medio ambiente, trabajando de forma respetuosa, previniendo la contaminación y minimizando los efectos ambientales producidos como consecuencia de la actividad que desarrollamos en nuestras oficinas.
2. Fomentar la investigación y el desarrollo de tecnologías que contribuyan a la mitigación del cambio climático y que posibiliten una utilización sostenible de los recursos naturales.
3. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales y los requisitos voluntariamente asumidos por la organización.
4. Establecer indicadores y sistemas de reporte que permitan conocer de forma objetiva el impacto ambiental de nuestras oficinas.
5. Mantener la sensibilización y concienciación de todos nuestros empleados, fomentando la formación ambiental de los mismos y favoreciendo la participación activa, incluyendo las sugerencias de mejora propuestas por ellos con objeto de fomentar la mejora continua.
6. Integrar el sistema de gestión ambiental en la gestión de procesos de VILSOL LATAM.
7. Establecer un objetivo de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero que contribuya a minimizar nuestra huella sobre el medio ambiente.
8. Respetar la naturaleza y la biodiversidad en los entornos en los que se encuentran los centros de Indra.

Asimismo, la identificación y evaluación de los aspectos ambientales permite a la empresa mantener una gestión ambiental basada en lo siguiente:

• Precaución: evitar actuaciones que puedan implicar un riesgo ambiental, independientemente de la gravedad que puedan tener si llegan a materializarse.
• Prevención: evitar las consecuencias ambientales asociadas a una determinada actuación.
• Corrección: preveer la forma de contrarrestar las consecuencias ambientales de un riesgo en caso de que se materialice.

Todos los que integramos VILSOL LATAM asumimos estos principios, y es nuestra responsabilidad llevarlos a la práctica. Indra impulsa la mejora ambiental, y asigna los recursos necesarios para asegurar la exitosa implantación de esta política ambiental.

VILSOL LATAM E.I.R.L. es una empresa proveedora de soluciones y servicios en Seguridad de la Información, Redes e Infraestructura. Somos distribuidores de los fabricantes líderes en Seguridad Informática y de la Información.

Proveemos soluciones y servicios para el aseguramiento y seguridad informática y de la información, consultoría, gestión de procesos, riesgos tecnológicos y auditorias de seguridad, soportados por la experiencia de nuestros especialistas y consultores.

Con la finalidad de poder realizar procesos de venta que satisfagan a nuestros clientes damos a conocer nuestra política de ventas integral:

A. Política de Lista de Precios

• Manejamos precios para el mercado local, nacional y extranjero los que se encuentran fijados en base al valor de mercado, buscando siempre ser competitivos.
• Nuestros precios se encuentran fijados en Soles y Dólares Americanos sin incluir el Impuesto General a las Ventas.
• Los precios para el mercado nacional incluyen el valor del flete, toda vez que los despachos se realizan desde nuestra sede principal ubicada en LINCE – LIMA.
• La facturación en soles aplica para los casos que se requieran, como son las ventas a entidades públicas, en el que el precio en dólares es convertido a soles con el tipo de cambio comercial establecido por la compañía.
• Los clientes que soliciten crédito deberán coordinarlo con su ejecutivo de ventas, el que indicará el procedimiento a seguir de acuerdo con la política de créditos y cobranza de la empresa.
• La vigencia de nuestros precios es analizada en función a la tendencia del mercado internacional.
• Una vez solicitada la cotización a nuestros ejecutivos de venta, el precio queda establecido y es con el que se debe emitir la Orden de Compra.
• Los cambios de precios sobre productos y/o servicios son comunicados por la Gerencia de Ventas a cada ejecutivo de venta, quien a su vez informa a su cartera de clientes.

B. Política de Promociones, Descuentos y Bonificaciones

• Las promociones o bonificaciones son informadas por la Gerencia de Ventas a cada ejecutivo de venta, quien a su vez comunica a su cartera de clientes.
• Las promociones o bonificaciones tienen un periodo de vigencia establecido por la Gerencia de Ventas o se da hasta que se agote el stock.
• Los descuentos son establecidos en función al volumen de compra de cada cliente.
• Las promociones y/o descuentos no aplican para clientes con deuda vencida o impaga.

C. Política de Venta General

Cotización

• La cotización es un acuerdo comercial entre el ejecutivo de venta y el cliente, en el que se detalla productos y/o servicios, precios, cantidad, plazos de entrega de productos y/o servicios, condiciones de pago y plazos de pago.
• El tiempo de vigencia para que una cotización sea aprobada por el cliente con las condiciones acordadas es de un día hábil.
• Las cotizaciones pactadas por los ejecutivos de venta son aprobadas por la Gerencia Comercial.
• Es necesario que los clientes siempre soliciten cotizaciones con la finalidad de tener conocimiento del precio, descuentos y promociones vigentes a la fecha de la solicitud.
• Es de importancia mencionar que los productos serán llevados a las instalaciones que el cliente solicite, para ello se necesitará la información necesaria para que VILSOL LATAM E.I.R.L. haga entrega del producto y/o servicio.

Órdenes de Pedido

• Toda orden de pedido se origina con una cotización aprobada, contiene la misma información negociada en la cotización y se genera como confirmación de compra por parte del cliente.
• La orden de pedido genera una reserva el stock para el cliente y tiene una vigencia de duración de 2 días útiles, pasado el tiempo establecido, la Orden de Pedido es cancelada el stock liberado.
• Una vez cancelada la orden de pedido, el cliente debe volver a solicitar una cotización.
• La orden de pedido se visualizará en el área de compras, quien tramitará la entrega de la mercadería de acuerdo con los términos de entrega coordinados con el cliente.

Envió y entrega de Pedidos

• Las ordenes de pedidos aceptadas y aprobadas se visualizan en el área de compras, donde emitirán la Guía de Remisión Remitente, considerando los términos de entrega coordinados con el cliente.
• Para los casos determinados como “Llevar” el área de logística programa entregas en función a la zona en la que se ubique el establecimiento del cliente, cabe indicar que somos responsables de la seguridad de la entrega hasta llegar al punto de recepción del cliente.

Horario de Atención al Cliente

• Nuestro horario de atención al cliente es de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 07:00 p.m.

Tiempos de Entrega

• Para el caso de entrega de los pedidos determinados como “Llevar”, el tiempo de entrega mínimo es de hasta tres días útiles o según tiempos especificados por el cliente es sus términos de referencia.

Facturación

En los casos de venta al contado

• El área de logística comunica a Compras que el producto ya se encuentra guiado.
• El área de Compras emite el comprobante de pago y procede con la cobranza y cancelación en comprobante de pago.
• Para el caso de ventas pagadas al contado vía transferencia o deposito bancaria, Compras debe tener la confirmación del depósito antes de emitir el comprobante de pago.

En los casos de venta al crédito

• El área de logística informa al área de compras que el producto se encuentra guiado y solicita el comprobante de pago respectivo, que será adjuntando a la Guía Remisión Remitente con la que será entregado el producto.
• El cliente tiene la facultad de coordinar con su ejecutivo de ventas el lugar en el que se entregara el comprobante de pago, en caso no sea adjuntado y entregado junto con la Guía de Remisión Remitente.

Conformidad de Entrega y Recepción

• El cliente tiene la obligación de verificar que la entrega de los productos físicos concuerde con lo detallado en la Guía de Remisión y Factura, firmando y sellando ambos documentos en señal de conformidad de la recepción.

D. Política de Términos y Condiciones de Pago

• La forma de pago es en nuestra cuenta de banco Interbank:

                Interbancario: 00320000300150984334

                Corriente: 2003001509843

• En caso de tratarse de un cliente nuevo, este debe solicitar su código de recaudación a su ejecutivo de ventas.
• El cliente puede realizar pago en soles sobre comprobantes de pago emitidos en dólares, para esto el área de compras hará la conversión a soles, usando el tipo de cambio comercial determinado por la Gerencia de Ventas de la empresa.
• Para el caso de ventas no realizadas que cuenten con pago de anticipos, se procederán a devolver al cliente el pago anticipado con la emisión de Nota de Crédito ya sea en efectivo o transferencia bancaria, en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas.
• En caso de tratarse de ventas al contado y el cliente haya depositado previamente, debe enviar los datos del depósito a su ejecutivo de ventas para que este valide con el área de compras la visualización del depósito en nuestras cuentas de bancos, con dicha validación se coordina el envío del producto y/o ejecución del servicio.

E. Política de Devoluciones y Limite de Responsabilidad

• El cliente tiene 7 días calendarios, a partir de la fecha de recepción de la mercancía, para solicitar un trámite de devolución con su Ejecutivo de Ventas.
• Para cualquier tema de devolución de producto, el cliente primero deberá exponer el caso a su Ejecutivo de Ventas quien le informará si su solicitud puede ser evaluada o no, y de este modo el cliente cuente con una pre-autorización para enviar el o los productos para el trámite de inspección física y de devolución (si aplica). El cliente no deberá enviar el producto a VILSOL LATAM E.I.R.L. sin haber obtenido la pre-autorización de parte de su Ejecutivo de Ventas. En caso de autorizarse el envío, el producto deberá enviarse a VILSOL LATAM E.I.R.L. máximo al día siguiente de que se le haya autorizado dicho envío. Para información más detallada sobre este proceso, consulte con su Ejecutivo de Ventas.
• El o los equipos que el cliente desee devolver a VILSOL LATAM E.I.R.L. deberán ser enviados completos (empaque original intacta, fuente de poder, base para montar, manuales, tornillos, etc.). Para información más detallada sobre este proceso, consulte con su Ejecutivo de Ventas.
• Una vez que el producto o los productos se encuentren físicamente en el VILSOL LATAM .E.I.R.L., serán inspeccionados para validar si la devolución del producto o de los productos es aceptada, o si se da el caso de que no proceda. En caso de que el producto en cuestión tenga marcas de haber sido instalado o daños, la devolución no será aceptada, y el producto o los productos serán devueltos al cliente.
• En caso de que la devolución sea autorizada, se cobrará el valor de un 40% de la mercancía retornada por gastos de administración y de re-envío al fabricante de dicho producto.
• En caso de que la devolución de un servicio sea autorizada, se cobrará el valor de un 20% del servicio por gastos de administración.
• Todos los gastos de envío generados por devolución de producto, corren a cuenta del cliente.
• No todos los productos son sujetos a un trámite de devolución. El Ejecutivo de Ventas le informará al cliente si el producto que quiere devolver es sujeto o no a devoluciones. Para mayor información consulte con su Ejecutivo de Ventas.

F. Política de Reclamos

• En caso de presentarse reclamos estos serán tratados desde dos aspectos:

Faltantes de despacho

• El cliente debe recepcionar los productos en presencia del personal de despacho de la empresa, en caso de detectar un faltante, debe informar de manera inmediata a su ejecutivo de ventas para que coordine la regularización del faltante.
• El cliente debe dejar plasmado en la Guía Remisión Remitente, la cantidad física que realmente recepcionó, en calidad de evidencia del faltante.

Fallas Técnicas del producto

• En caso de reclamos por fallas técnicas, el cliente debe comunicarse de manera directa con su ejecutivo de ventas, quien hará llegar el reclamo respectivo al área de mesa de ayuda.

G. Línea Ética

• En caso de detectar eventos de fraude o deshonestidad por parte de nuestro personal o terceros involucrados con la empresa sírvase realizar su denuncia al siguiente correo ventas@v-latam.com

En VILSOL LATAM E.I.R.L. somos conscientes que nuestro capital más importante son las personas que colaboran con nosotros, por lo que, mantenemos un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo que se basa en los siguientes compromisos:

• Mantener condiciones de trabajo seguras y saludables para nuestros colaboradores, practicantes, proveedores y contratistas, mediante la prevención de lesiones, dolencias, enfermedades e incidentes relacionados con el trabajo.
• Mejorar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo mediante la identificación continua de los peligros y riesgos y la evaluación de las prácticas de trabajo.
• Cumplir los requisitos legales pertinentes en materia de seguridad y salud en el trabajo y otros que suscriba la organización.
• Garantizar y promover el involucramiento, participación y consulta de nuestros colaboradores en todos los elementos del sistema de gestión.
• Fomentar una Cultura de Prevención de Riesgos mediante la capacitación y sensibilización del personal, contribuyendo con su desarrollo personal y profesional.
• Mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

Por favor descargue nuestro código de ética en PDF usando el siguiente enlace:

Código de ética Vilsol Latam